策劃—成功會議的關(guān)鍵

作者：張家界旅游網(wǎng) 來源：張家界旅游網(wǎng)

　　無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

　　1:需要做些什麼?

　　會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

　　2:誰來籌劃會議?

　　從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。

　　無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

　　會議籌劃者的職責(zé)：作為會議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

　　# 善于與人共事

　　# 善于注意小節(jié)

　　# 善于解決問題

　　# 善于與人協(xié)商

　　# 能夠管理會議財(cái)務(wù)事宜

　　# 熟悉酒店運(yùn)作

　　# 能夠安排恰倒好處的菜單

　　# 能夠熟練操作電腦

　　# 能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道

　　# 能妥善接待貴賓和外國客人

　　# 熟知各種禮儀

　　# 行事果斷、執(zhí)著

　　會議籌劃者的任務(wù)：

　　# 制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)

　　# 制定會議議程

　　# 了解可供使用的場所和設(shè)施情況

　　# 選擇或提議合適的場所

　　# 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施

　　# 安排交通事宜

　　# 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動

　　# 招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員

　　# 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作

　　# 確定各項(xiàng)工作的時間安排

　　# 視察選定的場所和設(shè)施

　　# 與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)

　　# 確定印刷公司

　　# 安排食品、飲料有關(guān)事宜

　　# 討價還價

　　# 同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

　　3:主要會議類型：

　　# 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

　　# 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。

　　# 產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)�業(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

　　# 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

　　# 專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

　　# 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎勵。

　　# 培訓(xùn)會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

　　4:會議籌劃步驟：

　　目的和目標(biāo)：確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標(biāo)和目的有以下一些：

　　# 培訓(xùn) # 通知 # 教育 # 探討問題 # 做決策

　　# 引入新事物或介紹新人員

　　# 激勵 # 開發(fā) # 展示 # 促進(jìn)與改善 # 解決問題

　　# 討論如何贏利 # 贏利

　　5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié) 果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

　　# 預(yù)計(jì)召開會議的日期;

　　# 會議預(yù)計(jì)召開幾天;

　　# 打算在什麼地方召開會議;

　　# 會議形式或程序是什麼;

　　# 需要多大的場地;

　　# 以前開過這樣的會議嗎?結(jié)果如何;

　　# 將有多少人到會;

　　# 會議預(yù)算是多少;

　　# 與會者對費(fèi)用開支很在意嗎?

　　# 打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施;

　　# 打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼;

　　# 誰來制作會議邀請函;

　　# 會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎?

　　# 會議的發(fā)言人有哪些?

　　# 會議需要什麼樣的視聽設(shè)備;

　　# 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;

　　# 與會者可以攜帶家屬嗎?

　　# 打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?

　　# 有誰來承擔(dān)這些活動的費(fèi)用。

最近新聞推薦

• 張家界是自助游好還是報團(tuán)好
• 張家界天門山參團(tuán)，張家界目的地參團(tuán)
• 萬福溫泉門票是多少錢，慈利萬福門票預(yù)定
• 永順不二門溫泉門票價格，不二門野溪溫泉門票價錢
• 張家界景點(diǎn)門票價格一覽表(2019年最新)
• 2020年娃娃魚最新行情,最新2021年娃娃魚價格
• 大鯢2020一斤多少錢,2019大鯢多少錢
• 人工娃娃魚多少錢一斤，養(yǎng)殖的娃娃魚多少錢1斤