會議服務(wù)捂南的寫作方法

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會議服務(wù)指南根據(jù)會議安排的不同而有不同的成部分，筆者擬按常規(guī)性會議的安排談?wù)劯鞑糠值姆椒�及注煮事�?xiàng)：
　�。ㄒ唬�會議須知
　　會議須知主要是告知參會人員一些必須注意的事項(xiàng)及其他一些重要事項(xiàng)，雖包含事項(xiàng)各有不同，但主要部分相差無幾。如“請與會人員按照會議安排的時(shí)間、地點(diǎn)作息”、“請注意會議期間的人身安全、個(gè)人貴重物品交賓館寄存”、“與會人員退房后請直接將鑰匙（房卡）退交總臺”、“會務(wù)組設(shè)于賓館201房”、“聯(lián)系人：×××電話：×××××××�！�
　�。ǘ�）食宿安排
　　1.住宿。會議住宿是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，參會人員休息得如何事關(guān)會議進(jìn)行得順利與否，因此，安排住宿一定得慎重。筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐及參會時(shí)的體會，認(rèn)為在制作會議服務(wù)指南時(shí)要注意以下幾方面：（1）會前務(wù)必仔細(xì)弄清參會人員性別，根據(jù)性別安排房間，這是首要之點(diǎn)，將性別核實(shí)清楚，避免在安排住宿房同時(shí)出錯(cuò)。（2）對達(dá)到一定級別的領(lǐng)導(dǎo)，按照規(guī)定，要事先與其本人聯(lián)系，安排環(huán)境較好的房間，如安排一些單間或者套間。（3）女口將兩人安排在同一房間的，要注意搭配，搭配時(shí)要考慮到二人的地域、愛好、身份等因素。（4）在具體排版上，可以不同的方式排列，現(xiàn)實(shí)中大多以表格形式排列，但得考慮地域、身份因素，將這二者一致的人排在一起，首先寫姓名，性別，少數(shù)民族的要注明，如“回族”；標(biāo)明職務(wù)，后注明房問號。如“周××  女  回族  ××省××廳副廳長  618號房”。
　　2.就餐。會議的就餐安排很有講究，涉及到就餐編席、名次的排列，時(shí)間、地點(diǎn)，等等。在編定就餐席時(shí)同樣要考慮到參會人員的級別、身份、民族等因素，不能任意將一些人組合在一起，多少人一席因當(dāng)?shù)鼐唧w情況而定，有的地方是10人一桌，有的是8人一桌，不同地區(qū)有不同的風(fēng)俗習(xí)慣，如行政機(jī)關(guān)的相關(guān)會議編席，往往是按行政級別編定的，相當(dāng)級別的人安排在一桌用餐，工作人員又另編一席，對于一席中的先后順序可接任職時(shí)間長短、姓氏筆畫多少為序；編席還要特別考慮到就餐人員的民族問題，注意少數(shù)民族的飲食習(xí)慣，將這些參會人員做特別安排，如注明“回族的請?jiān)凇痢磷谰筒汀�；如“第一�?nbsp; 王××  申××（回族）”。
　�。ㄈ�〉會議日程
    　會議日程是整個(gè)會議服務(wù)指南中的重頭戲，整個(gè)會議就根據(jù)日程進(jìn)行，因此，會議日程的編寫十分重要，許多文章已對此作了闡述，筆者需說明的是，會議服務(wù)指南中的會議日程與一般的會議日程有共性，也有不同之處，現(xiàn)就編寫會議服務(wù)指南中的日程應(yīng)注意的地方簡略談?wù)劊阂话銜�議指南中的日程是以時(shí)間為段，條理狀排列，同時(shí)穿插有會議議程，其中對于部分議程，還需說明，如參觀考察部分，其日程的每一項(xiàng)由時(shí)間、事項(xiàng)、地點(diǎn)三部分組成，但必須寫清什么時(shí)間地點(diǎn)，什么地方什么人做什么。如“10月16日（星期一〉19：00  召開預(yù)備會議，請省××廳有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志和市×局負(fù)責(zé)同志參加（地點(diǎn)：××賓館五樓會議室）”、“20：00  文娛晚會  請與會全體人員參加（地點(diǎn)：××賓館附三樓××歌舞廳）  節(jié)目單參見第×頁”、“8：00  舉行×××?xí)�議  主持人：××市××局常務(wù)副局長”、“議程：1.×××；2.×××；3，……”。   
    �。ㄋ模┢渌�事項(xiàng)
    1.參觀路線、時(shí)間及車輛的安排。這項(xiàng)工作的安排是為具體落實(shí)前面的會議日程中的參觀考察而作的補(bǔ)充、說明。安排該項(xiàng)目時(shí)必須注意時(shí)間安排合理，在一個(gè)參觀考察點(diǎn)不能停留過久，也不能走馬觀花，因此要比較精確地計(jì)算出各處的停留時(shí)間。如“××賓館門口集合上車（8：00出發(fā)）——忠烈祠（8：20到，8：40離開）——梳妝臺（8：55到，9：25離開）”，讓人一看就明白何時(shí)到，何時(shí)離開，第一個(gè)目的地需要多長時(shí)間，停留參觀考察多長時(shí)間。在確定時(shí)同時(shí)要考慮到意外情況的出現(xiàn)，同時(shí)結(jié)合參觀考察地的實(shí)際情況，需停留時(shí)間是多久，這里的時(shí)同安排要合理，安排時(shí)要根據(jù)參觀考察的地點(diǎn)來確定，事先必須經(jīng)過調(diào)查，不可任意估摸，一定要結(jié)合實(shí)際溺算出大致時(shí)間，不能過長也不能過短。另一方面對于參會人員的乘車安排，只需按車位計(jì)算出人員，車座數(shù)與人員數(shù)一致就行了，在會議指南中一一注明，同時(shí)要對車輛進(jìn)行編號，如“l(fā)號車：××省××廳人員。2號車：××市××局負(fù)責(zé)人”。
    2.主要參觀考察點(diǎn)簡介及節(jié)目單的制作。這是為了對會議日程中的參觀做進(jìn)一步具體說明的，事先讓參會人員了解參觀考察點(diǎn)的大致情況，做到心中有數(shù)，實(shí)地考察是加深印象，簡介的撰寫各個(gè)參觀考察點(diǎn)都有寫好的，在此不再重復(fù)。關(guān)于節(jié)目單的制作，由節(jié)目的演出單位提供，按演出順序排列就行了，另外，值得一提的是，有地方特色的節(jié)目可以在節(jié)目單里做出一些說明，讓與會人員觀看前有個(gè)大致了解，便于加深印象。 

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