如何組織會議工作

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下面這些要點會幫助你主持的會議更為有效。

      一、 會前準備

      1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

      2、確定會議的目的。你試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

      3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。

      4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

      5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

      6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

      7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

      二、會議期間控制

      1、敘述會議的目的。

      2、核對并記錄與會者。

      3、根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。

      4、給每一個人表述自己意見的機會。

      5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關或深入到不必要的細節(jié)上，應及時引導到議題本身。

      6、如果討論變得復雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。

      7、堅持預定的時間，不要拖延。

      8、在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。

      9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。

      10、確定下次會議的議題和時間。

      三、會后工作

      1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

      2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。

 

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