在會議實施過程中應(yīng)注意那些事項

作者：張家界旅游網(wǎng) 來源：張家界旅游網(wǎng)

　　首先，要創(chuàng)建一個會議工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：

　　1、 邀請的貴賓及確認其成行;

　　2、 舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成;

　　3、 文書工作、會議資料的準備;

　　4、 房間分配表;

　　5、 用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);

　　6、 交通安排;

　　7、 各項工作的負責人及聯(lián)絡(luò)方式;

　　8、 支付各項定金的時間表;

　　9、 表演者的邀請及確認;

　　10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;

　　11、 會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

　　在會議檢查準備工作的時候，關(guān)鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費 、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計人數(shù)的5-10%以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。總結(jié)報告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價、不足和建議。

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