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會(huì)議指南

一． 會(huì)前：

1． 與會(huì)議主辦方洽談
2． 提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方
3． 派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。
4． 確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二． 會(huì)中

1． 會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。
2． 會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。
3． 會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4． 會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。
5． 會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
6． 會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。
7． 會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。
8． 會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三． 會(huì)后

1． 結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳
資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。

敬請(qǐng)參見(jiàn)下表

會(huì)議交通安排：
1、站場(chǎng)接送
根據(jù)實(shí)際需要，乙方必須于___月___日___時(shí)至___月___日___時(shí)安排 輛 座空調(diào)巴士，7座面包車___輛，5座轎車___輛至_________機(jī)場(chǎng)(汽車站、火車站)。按照先到集合，統(tǒng)一運(yùn)輸?shù)姆绞�，安排與會(huì)代表前往下榻酒店。雙方同意所有費(fèi)用按運(yùn)輸趟次結(jié)算，其結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)下表。如果由于甲方原因使得預(yù)訂的車輛空駛，甲方按照大巴_____元、面包車_____元、轎車_____元結(jié)算。所有交通工具的運(yùn)行命令由甲方發(fā)出，并在行駛單上簽字。
送站場(chǎng)費(fèi)用同上述約定。雙方應(yīng)在___月___日前，確認(rèn)需要送站場(chǎng)的名單。甲方應(yīng)該本協(xié)議簽署前告知乙方此部分費(fèi)用的分?jǐn)偡椒?會(huì)務(wù)組支付或者個(gè)人支付)，甲方確認(rèn)：
下列人員由會(huì)務(wù)組承擔(dān)送站場(chǎng)費(fèi)用，除此之外，均由個(gè)人承擔(dān)。
或者：甲方確認(rèn)，所有與會(huì)人員的送站場(chǎng)費(fèi)用由會(huì)務(wù)組承擔(dān)；或者全部與會(huì)人員的送站場(chǎng)費(fèi)用均由個(gè)人承擔(dān)。
甲方確認(rèn)：需要會(huì)議期間提前送離的人員有，具體時(shí)間是___月___日___時(shí)，乘用車標(biāo)準(zhǔn)為_(kāi)__座______車。

2、會(huì)務(wù)交通
乙方必須于___月___日___時(shí)至___月___日___時(shí)安排_(tái)__輛___座空調(diào)巴士，7座面包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用于接送會(huì)務(wù)人員至?xí)��?chǎng)。甲方(或者乙方)負(fù)責(zé)通知并集合需要乘坐商務(wù)用車之人員。用車行程為(往返/單程，選擇)。
于___月___日___時(shí)至___月___日___時(shí)安排_(tái)__輛___座空調(diào)巴士，7座面包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用于接送會(huì)務(wù)人員至晚會(huì)/宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)(地點(diǎn)為：_____________________________________)。用車行程為(往返/單程，選擇)。

乙方于___月___日___時(shí)至 ___月___日___時(shí)提供______噸貨車______輛，負(fù)責(zé)運(yùn)輸會(huì)議材料，行程為_(kāi)_____至______。包括裝卸，費(fèi)用合計(jì)為_(kāi)_____元。

會(huì)場(chǎng)布置：
乙方應(yīng)在__月__日前預(yù)訂______________________會(huì)場(chǎng)，并于__月__日__點(diǎn)前按甲方要求完成布置：

1、主席臺(tái) 要求鮮花____盆，____色地毯，絨布主持臺(tái)，主席臺(tái)設(shè)____席位，背景為_(kāi)___________材料，投影簾要求( ____×____)，投影儀要求____流明，配備激光指示筆(或者伸縮式教鞭)、有線/無(wú)線麥克風(fēng)____個(gè)。主席臺(tái)配置茶水杯(或者瓶裝礦泉水)，一側(cè)放置飲水機(jī)(配瓶裝礦泉水時(shí)可不用飲水機(jī))，主席臺(tái)配備電工一名，會(huì)務(wù)服務(wù)小姐一名。雙方確認(rèn)：投影儀為(甲方自帶，乙方提供甲方租賃，第三方提供)，當(dāng)甲方自帶時(shí)，乙方僅有義務(wù)提供技術(shù)支持，不負(fù)責(zé)保證儀器正常工作；雙方確認(rèn)，投影儀租賃價(jià)格為_(kāi)___元/天，茶水提供及服務(wù)人員支持包含在會(huì)場(chǎng)租賃成本中。

2、會(huì)場(chǎng)布置 乙方必須于__月__日__點(diǎn)前完成會(huì)場(chǎng)布置——U型、課堂式、圍桌型、劇院式等供選擇，安排席位不少于____個(gè)，其中前排布置需要__________，各排間距不得小于____厘米；在會(huì)場(chǎng)安排固定攝影點(diǎn)____個(gè)，需要提供飲水機(jī)____臺(tái)，提供小型會(huì)晤室____個(gè)，會(huì)晤室擺設(shè)桌椅不得少于____套。會(huì)場(chǎng)懸掛橫幅____條，內(nèi)容為_(kāi)___________________________________。會(huì)場(chǎng)內(nèi)/外提供資料/樣品展示臺(tái)____個(gè)。雙方確認(rèn)：展示臺(tái)為全新制作/租賃，規(guī)格____×____×____，單價(jià)為_(kāi)___元/個(gè)。飲水機(jī)由乙方免費(fèi)提供，飲用水由甲方提供(乙方可代辦)。

3、氛圍支持 乙方應(yīng)在__月__日__點(diǎn)前完成____個(gè)氣球條幅懸掛，條幅內(nèi)容為(__________________)規(guī)格是 ____米×____米，拱形氣模____個(gè)，規(guī)格是______×______，會(huì)場(chǎng)內(nèi)/外擺放花籃____個(gè)。同時(shí)在__月__日____×____×報(bào)紙預(yù)訂____×____×版面發(fā)布相關(guān)信息(內(nèi)容甲方提供)。
會(huì)場(chǎng)布置與氛圍支持費(fèi)用總計(jì)為：____________元。

4、同聲翻譯系統(tǒng) 乙方必須于__月__日__前調(diào)試好同聲翻譯系統(tǒng)，提供____聲道翻譯(語(yǔ)種為_(kāi)_________)， __月__日__前甲方應(yīng)將發(fā)言大致領(lǐng)域及特點(diǎn)告訴口譯員，并告訴口譯員發(fā)言者國(guó)別與大致語(yǔ)言習(xí)慣。乙方提供的口譯人員必須在__月__日__前熟悉所需翻譯的專業(yè)領(lǐng)域，作同聲翻譯時(shí)，錯(cuò)誤率不得超過(guò)2％。甲方發(fā)言者語(yǔ)速不得超過(guò)____節(jié)字/分鐘。
同聲翻譯支持費(fèi)用總計(jì)為：____________元。

餐飲安排：
雙方確認(rèn)，會(huì)議期間與會(huì)人員就餐地點(diǎn)為_(kāi)___________酒店____________餐廳及____________餐廳。其中中餐就餐人數(shù)不少于___人次，西餐就餐人數(shù)不少于___人次，穆斯林餐不少于___人次。早餐餐標(biāo)為_(kāi)__元/人，正餐(中餐及晚餐)餐標(biāo)為_(kāi)__元/人，宴會(huì)餐餐標(biāo)為_(kāi)__元/人，早餐、正餐及宴會(huì)餐(包括西餐及穆斯林餐)食物見(jiàn)附件(菜譜)。會(huì)議提供的餐飲不含酒水(或者含酒水)，時(shí)間是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐為宴會(huì)餐。會(huì)議人員憑_________證件(或者餐卡)就餐。早餐形式為自助餐(或者團(tuán)餐)，正餐為圍桌式(或者自助餐)團(tuán)餐，具體就餐時(shí)間由乙方制作水牌告知甲方與會(huì)人員。
商務(wù)考察旅程用餐另計(jì)。

宴會(huì)餐/商務(wù)酒會(huì)要求
時(shí)間：___月___日___時(shí)至___月___日___時(shí)
規(guī)模：
內(nèi)容：
(1)自助餐/圍桌宴會(huì)
(2)演講系統(tǒng)
(3)娛樂(lè)節(jié)目
(4)服務(wù)/交通
餐飲費(fèi)用總計(jì)為：______元。

其它服務(wù)安排：
1、會(huì)議秩序維持
為便于保密及會(huì)議正常舉行，雙方確認(rèn)___月___日至___月___日____________會(huì)議室設(shè)立___位工作人員，工作人員由甲方/乙方負(fù)責(zé)指定/委派，主要職責(zé)是核查進(jìn)入會(huì)場(chǎng)人員身份。進(jìn)入會(huì)場(chǎng)人員一律憑______證件進(jìn)入。此項(xiàng)服務(wù)費(fèi)用______元/免費(fèi)。

2、會(huì)議秘書服務(wù)
雙方確認(rèn)，會(huì)議期間乙方為甲方提供如下如數(shù)服務(wù)：
(1)速記員___名，工作時(shí)間為_(kāi)__。
(2)翻譯員___名，工作時(shí)間為_(kāi)__。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名。
(3)會(huì)務(wù)勤雜人員______名，工作時(shí)間為_(kāi)_____。
(4)保健醫(yī)生______名，工作時(shí)間為_(kāi)_____。
(5)攝影師______名，工作時(shí)間為 。錄制媒介為_(kāi)_____，規(guī)格為_(kāi)_____，后期編輯由乙方/甲方完成。
(6)旅行顧問(wèn)______名，工作時(shí)間為_(kāi)_____。
(7)簽約司儀(禮儀)___ 名，工作時(shí)間為_(kāi)_____。
(8)其他——指示牌制作，___塊，內(nèi)容_______________，放置地點(diǎn)_______________。
以上會(huì)議秘書服務(wù)費(fèi)用共計(jì)______元。

會(huì)務(wù)考察及夜間娛樂(lè)安排：
1、會(huì)務(wù)考察 雙方確認(rèn)，會(huì)議期間甲方與會(huì)人員進(jìn)行商務(wù)考察，線路及行程如下：
線路1
D1：
D2：
人數(shù)：______人
線路2
D1：
D2：
人數(shù)：
總?cè)藬?shù)為：______人
車輛要求：
乙方提供旅行責(zé)任保險(xiǎn)、專業(yè)導(dǎo)游、陪同
費(fèi)用：
2、夜間娛樂(lè)安排
雙方確認(rèn)，會(huì)議期間甲方人員舉辦各類酒會(huì)或者聯(lián)誼會(huì)的話，乙方將負(fù)責(zé)代理安排。此部分費(fèi)用由甲方統(tǒng)一支付/或者參加人員直接支付。
具體方案見(jiàn)附件______________________________。

返程票務(wù)服務(wù)及站場(chǎng)接送：
雙方確認(rèn)，甲方人員返程事宜由會(huì)務(wù)組織統(tǒng)一安排/與會(huì)人員自行支付。乙方提供返程票務(wù)代理服務(wù)(在簽到會(huì)場(chǎng)酒店大堂提供咨詢及預(yù)定處，時(shí)間為_(kāi)__月___日___時(shí)至___月___日時(shí))：

1、機(jī)票 明折明扣，不收取服務(wù)費(fèi)，免費(fèi)送票至下榻酒店；

2、火車票 票面價(jià)格，每位收取40元服務(wù)費(fèi)，免費(fèi)送票至下榻酒店；

3、高速巴士 票面價(jià)格，免服務(wù)費(fèi)，免費(fèi)送票至下榻酒店；

4、船票 票面價(jià)格，免服務(wù)費(fèi)，免費(fèi)送票至下榻酒店；

乙方提供站場(chǎng)歡送服務(wù)：(時(shí)間___月___日___時(shí)至 ___月___日___時(shí))

財(cái)務(wù)咨詢：
財(cái)務(wù)協(xié)助(此條款為非一次性收取會(huì)務(wù)費(fèi)用組織機(jī)構(gòu)適用)

雙方確認(rèn)，甲方與會(huì)人員簽到時(shí)，乙方提供___名財(cái)務(wù)人員協(xié)助甲方收取會(huì)務(wù)費(fèi)用，提供驗(yàn)鈔設(shè)備，并協(xié)助甲方人員統(tǒng)計(jì)核實(shí)相關(guān)應(yīng)收費(fèi)用。

其他協(xié)助 乙方在自有網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布會(huì)議預(yù)告信息，制作回執(zhí)表單，供甲方相關(guān)人員下載填制，同時(shí)指派固定人員統(tǒng)計(jì)回執(zhí)信息，定期向甲方報(bào)告。此項(xiàng)服務(wù)免費(fèi)提供。
三、雙方確認(rèn)，以上預(yù)定及服務(wù)屬于不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預(yù)訂金之日起協(xié)議立即生效。甲方于協(xié)議生效后___個(gè)工作日內(nèi)支付人民幣_(tái)_____元作為預(yù)訂金。

變更及核算原則：
1、甲方確認(rèn) 除非發(fā)生以下幾種情況，否則甲方不存在撤銷或變更本協(xié)議理由——如果撤銷或變更，乙方將有權(quán)要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預(yù)期損失：
◇ 戰(zhàn)爭(zhēng)或政治事件；
◇ 甲方進(jìn)入破產(chǎn)程序；
◇ 甲方實(shí)體進(jìn)入重組變更程序；
◇ 由于政策或法律變化導(dǎo)致會(huì)議不可能舉行。
2、甲方可以在預(yù)定的期間內(nèi)變更會(huì)議時(shí)間 但變更通知必須于預(yù)定期限前___天抵達(dá)乙方，乙方接到甲方通知后應(yīng)在___個(gè)工作日內(nèi)以(□傳真 □電郵 □公函)方式回執(zhí)確認(rèn)，甲方在接到乙方確認(rèn)文件后即表示甲乙雙方就會(huì)議時(shí)間的變更達(dá)成一致，雙方間的協(xié)議除會(huì)議日期外，其余不作變更。
3、乙方服務(wù)的變更 除非發(fā)生如下情形，否則乙方無(wú)權(quán)變更服務(wù)——
◇ 乙方簽約的下游服務(wù)商出現(xiàn)法律規(guī)定的破產(chǎn)、停業(yè)或者其他人力不可抗拒的服務(wù)中止事件，同時(shí)乙方更換的下游服務(wù)商不能滿足甲方要求；
◇ 會(huì)議地點(diǎn)出現(xiàn)重大自然災(zāi)害(包括急性傳染病)；
◇ 會(huì)議地點(diǎn)出現(xiàn)重大政治事件(包括政府征用會(huì)議場(chǎng)所)
如果不是由于上述原因，乙方要求變更服務(wù)，將賠償甲方由于服務(wù)變更而導(dǎo)致的預(yù)期損失。出現(xiàn)本條款所列事項(xiàng)時(shí)，乙方應(yīng)該在第一時(shí)間內(nèi)以書面形式通報(bào)甲方，并在甲方收到通知后作出變更預(yù)案供甲方選擇——乙方保證變更的服務(wù)應(yīng)當(dāng)不低于原來(lái)協(xié)議水準(zhǔn)。
基于友好合作的精神，所有變更事宜雙方同意協(xié)商解決。同時(shí)雙方約定：
◇甲方變更或取消會(huì)議應(yīng)當(dāng)在協(xié)議生效后會(huì)議正式舉辦前 個(gè)工作日前通知乙方，除乙方已經(jīng)支付的成本外(在甲方的預(yù)付款項(xiàng)中抵扣，不足部分乙方有權(quán)要求甲方補(bǔ)足，多余部分乙方同意返還甲方)，乙方放棄預(yù)定收益的索賠；
◇甲方變更或取消會(huì)議的決定如果在會(huì)議前___日通知乙方，甲方應(yīng)賠付乙方預(yù)期利益的______％，并不退回預(yù)付金；
◇甲方變更或取消會(huì)議的決定如果在會(huì)議前___日通知乙方，甲方應(yīng)賠付乙方預(yù)期利益的100％，并不退回預(yù)付金；
◇乙方由于非本條款原因要求改變服務(wù)或者取消的，于會(huì)議舉辦前___日通知甲方的，必須全額退還甲方預(yù)付款；
◇乙方由于非本條款原因要求改變服務(wù)或者取消的，于會(huì)議舉辦前___日通知甲方的，除退還甲方預(yù)付款外，還必須賠付甲方本協(xié)議總金額的______%；如在___日前通知甲方，乙方必須全額賠付。
4、雙方約定，本協(xié)議規(guī)定的服務(wù)及費(fèi)用核算原則如下
◇ 住宿、餐飲及車輛——按協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算，基于可以理解的原因，允許實(shí)際費(fèi)用總量下浮5％，即如果甲方需要的服務(wù)低于預(yù)定的95％，按95％結(jié)算；高于95％的，按實(shí)際服務(wù)費(fèi)用結(jié)算。
◇ 除協(xié)議規(guī)定的服務(wù)總量以外，乙方同意按協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)預(yù)留空間，但不超過(guò)總量的5％(指各單項(xiàng)服務(wù))。甲方如果需要超過(guò)預(yù)定的服務(wù)，在5％范圍內(nèi)可享受協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，超過(guò)部分乙方盡量但不保證提供協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。
◇ 雙方確認(rèn)，所有服務(wù)費(fèi)用在___月___日前由甲乙雙方核算認(rèn)可，甲方保證一次性將款項(xiàng)支付給乙方——如果超過(guò)約定期限，乙方有權(quán)要求甲方支付滯納金——標(biāo)準(zhǔn)為總量的0.5％，按日計(jì)算。
5、仲裁 雙方約定，如果對(duì)本協(xié)議執(zhí)行出現(xiàn)爭(zhēng)議，將首先協(xié)商解決；如果協(xié)商不能解決，雙方將申請(qǐng)仲裁解決，仲裁地點(diǎn)為 。
6、生效 本協(xié)議自雙方共同簽章且甲方提供規(guī)定的預(yù)付金后生效。

住宿安排：
雙方確認(rèn)，甲方預(yù)訂客房數(shù)共計(jì)______間，其中_________飯店______級(jí)標(biāo)準(zhǔn)間______間(______元/間)，商務(wù)套間___間( ______元/間)，行政套間___間( ______元/間)；_________飯店______級(jí)標(biāo)準(zhǔn)間______間(______元/間)，商務(wù)套間___間(___元/間)，行政套間___間(______元/間)。
基于與會(huì)人數(shù)有一定的機(jī)動(dòng)性，雙方約定乙方預(yù)留___間客房至___月___日___時(shí)，其中標(biāo)間___間，套房___間。截至___月___日___時(shí)甲方實(shí)際用房如果低于預(yù)訂，則按預(yù)訂客房數(shù)量結(jié)算，超過(guò)的按實(shí)際結(jié)算(在預(yù)訂總量的10％范圍內(nèi))，乙方承諾超過(guò)部分按預(yù)訂價(jià)格計(jì)算。___月___日___時(shí)以后按實(shí)際用房計(jì)算。
所有用房時(shí)間為_(kāi)__月___日至___月___日___時(shí)。超過(guò) ___月___日___時(shí)，如果甲方人員需要繼續(xù)使用客房，可提前通知乙方，乙方可以與酒店交涉，盡量(但不保證)按協(xié)議價(jià)格結(jié)算。
雙方確認(rèn)，乙方必須在___月___日___時(shí)前獲得酒店預(yù)定房間鑰匙牌，按甲方指定名錄登記分派房間，同時(shí)完成入住登記。